Mag HR privégegevens van medewerkers aan collega’s geven?

Gegevens verwerken buiten de (normale) arbeidsrelatie

De HRM afdeling (Human Resources Management) verwerkt persoonsgegevens van medewerkers omdat dit nodig is om de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst na te komen, denk aan het HR beleid, personeelsadministratie, loopbaanontwikkeling, salarisadministratie, werknemersverzekeringen, pensioenen, ziekte, verzuim, verlof, arbeidsongeschiktheid, declaraties en alle HR processen etc. Maar soms is er een situatie waarbij HR om gegevens wordt gevraagd en het niet zo klip en klaar is of je die als organisatie mag geven.

Mag u bijvoorbeeld vertellen hoeveel kinderen uw collega’s hebben en wat hun geslacht is voor het sinterklaasfeest van kantoor? Of mag u het huisadres van een zieke collega doorgeven als iemand een bloemetje wil sturen?

Persoonsgegevens niet verstrekken voor privédoeleinden

U mag van de privacywet (de AVG) nooit HR gegevens aan een medewerker geven als ze deze als privépersoon gebruiken, hoe nobel het doel ook is. Want juridisch gezien verstrekt u die gegevens dan aan een derde (niet zijnde de werkgever) die ze gaat gebruiken voor eigen doelen en dat mag niet van de wet.

Het is natuurlijk leuk als een collega een kerstkaart wil sturen, maar het is al minder leuk als het een (on)beantwoorde valentijnskaart is. Brandt u er daarom niet aan. Er zijn genoeg manieren om achter deze gegevens te komen zonder dat de HR afdeling hierbij betrokken is, laat de collega zelf de adressen opvragen via e-mail of Whatsapp bijvoorbeeld.

Wees terughoudend met privégegevens voor werkdoeleinden

Wees voorzichtig met het delen van privégegevens van medewerkers binnen de arbeidsrelatie, voor werkdoeleinden. Een werkgever mag zakelijke contactgegevens van werknemers delen aan derden als dat belangrijk is voor het werk. Dat is immers waar die contactgegevens voor bedoeld zijn.

Stel ik wil als werkgever mijn kerstpakketten laten thuisbezorgen, dat mag van de privacywet want dat is goed werkgeverschap. Daarvoor mag ik persoonsgegevens verwerken, maar ik ben wel verplicht om dit zorgvuldig te doen. Het is niet de bedoeling dat collega’s elkaars privéadres krijgen om pakketjes te bezorgen. Verzending moet centraal vanuit HR gebeuren door een bezorgdienst of iemand die hiervoor opdracht krijgt.

De wet sluit hier ogenschijnlijk niet helemaal aan op de werkelijkheid. Hoeveel kwaad kan het om een adres te geven voor het versturen van een kerstkaart? Maar de regels zijn er om een werknemer te beschermen tegen willekeur van een werkgever, dit omdat er toch al sprake is van een gezagsverhouding. Daarom mag de werkgever alleen die dingen doen met de gegevens die noodzakelijk zijn voor de arbeidsrelatie en dat is maar goed ook.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met Jitty van Doodewaerd.